Simples Nacional na Reforma Tributária: O que MEIs e MEs precisam saber

O Simples Nacional permanece como opção na nova proposta de reforma tributária, garantindo uma via simplificada para MEIs e MEs. No entanto, a continuidade do regime não elimina desafios e dúvidas sobre o melhor caminho a seguir.

Empresas B2B, em especial, podem ser pressionadas a migrar para um modelo híbrido, que traz maior complexidade operacional e risco de aumento de custos. Neste artigo, explicamos as principais mudanças, cenários para prestadores de serviço e como avaliar regimes para tomar a decisão mais adequada.

Reforma mantém o Simples Nacional, mas acende o alerta para empresas B2B

Apesar da permanência do Simples Nacional, empresas que prestam serviços ou fornecem para outras companhias (B2B) enfrentam pressão para migrar ao modelo híbrido. A reforma tributária amplia gatilhos de faturamento e obrigações fiscais, tornando a migração uma possibilidade real em diversos segmentos.

Os principais desafios do modelo híbrido incluem:

• Gestão de tributos federais, estaduais e municipais de forma separada;
• Maior volume de obrigações acessórias e declarações periódicas;
• Aumento de custos com consultoria contábil e sistemas de gestão;
• Risco de erros na apuração e multas por não conformidade.

Para empresas B2B, compreender esses impactos é fundamental para planejar fluxo de caixa, ajustar processos internos e evitar surpresas na rotina fiscal.

Principais mudanças e cenários para o Simples Nacional

A proposta de reforma mantém o Simples Nacional como regime preferencial para MEIs e MEs, mas traz ajustes que impactam diretamente o dia a dia das micro e pequenas empresas. Entre as principais mudanças estão a revisão dos limites de faturamento por faixa, a redistribuição de atividades entre anexos e o aperfeiçoamento das alíquotas efetivas, o que pode alterar o valor mensal dos tributos.

Na prática, as empresas devem:

• Revisar as projeções de receita anual para não exceder os novos tetos de enquadramento;
• Acompanhar a migração de atividades entre anexos, que pode afetar a alíquota aplicada;
• Adequar processos de escrituração e apuração para atender novas obrigações acessórias;
• Aumentar o controle interno de notas fiscais de entrada e saída para evitar desenquadramento.

Essas mudanças visam tornar o sistema mais justo e alinhado à realidade econômica, mas exigem das empresas atenção redobrada ao planejamento tributário e uso de ferramentas que automatizem cálculos e declarações. Uma gestão proativa, com revisões mensais de fluxo de caixa, será essencial para aproveitar os benefícios do Simples Nacional sem surpresas na carga tributária.

Modelo Híbrido: quando e por que ele é exigido

O modelo híbrido passa a ser exigido quando micro e pequenas empresas combinam atividades de comércio, indústria e serviços de forma expressiva ou mantêm contratos predominantemente B2B que ultrapassam os limites permitidos no Simples Nacional. Nesses casos, a legislação prevê a segregação das bases de cálculo e a aplicação de regimes distintos para cada tipo de receita.

Os principais gatilhos para adoção do modelo híbrido são:

• Receita de prestação de serviços a pessoas jurídicas que excede percentuais definidos pelo Simples Nacional;
• Faturamento conjunto de comércio e serviços acima do teto anual ou faixas específicas de enquadramento;
• Mistura de atividades que implica alíquotas divergentes em Anexos diferentes do Simples.

Com isso, surgem obrigações e tributos adicionais, como:

• Escrituração contábil completa, separando receitas e custos por atividade;
• Recolhimento de IRPJ e CSLL no regime de Lucro Presumido ou Lucro Real para parte da receita;
• PIS e COFINS no regime não cumulativo, com necessidade de apuração mensal;
• Pagamento de ICMS e ISS de forma individualizada, conforme o local e a natureza do serviço ou mercadoria;
• Entrega de declarações acessórias adicionais, como SPED Fiscal e EFD Contribuições.

Entender esses requisitos é fundamental para planejar o fluxo de caixa, adequar processos internos e evitar desenquadramento involuntário do Simples Nacional.

Impactos no dia a dia dos prestadores de serviço

Com a adoção do modelo híbrido, a rotina contábil dos prestadores de serviço se torna mais intensa e detalhada. A obrigatoriedade de escrituração separada, apuração de tributos distintos e emissão de notas fiscais específicas para cada tipo de atividade exige atenção redobrada a prazos e classificações fiscais.

Entre os principais desafios do dia a dia estão:

• Organização de notas fiscais por natureza do serviço e cliente, para correta alocação nos anexos do Simples ou regimes específicos;
• Apuração mensal de PIS, COFINS, ISS e ICMS, muitas vezes em regimes diferentes, aumentando a carga de cálculos e conferências;
• Controles integrados de fluxo de caixa e provisões de impostos, para evitar surpresas de pagamento e manter o capital de giro;
• Entrega de declarações acessórias adicionais, como SPED Contribuições e EFD Fiscal, demandando sistemas atualizados e integração de dados;
• Acompanhamento constante de alterações na legislação e nos limites de enquadramento, para prevenir desenquadramentos e multas.

Essa complexidade reforça a importância de processos bem estruturados e do uso de ferramentas que automatizem tarefas repetitivas, reduzindo erros e tempo gasto em atividades burocráticas.

Avaliando suas opções: Simples Nacional x Lucro Presumido

Na hora de decidir entre Simples Nacional e Lucro Presumido, leve em conta custos, obrigações e benefícios de cada regime para facilitar sua escolha.

• Custos: o Simples Nacional concentra tributos federais, estaduais e municipais em uma guia única (DAS), com alíquotas progressivas por faixa de receita. No Lucro Presumido, há guias separadas para IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, INSS e ISS/ICMS, podendo resultar em desembolso maior dependendo da margem de lucro.
• Benefícios: o Simples Nacional oferece gestão simplificada, menos obrigações acessórias e previsibilidade de desembolso mensal. O Lucro Presumido pode ser vantajoso quando a margem efetiva de lucro é inferior às alíquotas do Simples ou quando a empresa aproveita créditos de PIS/Cofins.
• Obrigações: no Simples, a empresa entrega o DAS mensal e a DEFIS anual. No Lucro Presumido, a rotina inclui escrituração contábil completa, DCTF, ECF, SPED e guias mensais individuais, exigindo mais controles internos.
• Flexibilidade e planejamento: o Simples ajusta-se automaticamente ao faturamento, enquanto o Lucro Presumido requer provisão antecipada de recursos e planejamento de fluxo de caixa para o pagamento de tributos.
• Risco de desenquadramento: ultrapassar o teto de faturamento ou atuar em atividades impedidas no Simples aciona a migração obrigatória. O Lucro Presumido torna-se opção preventiva para empresas próximas aos limites.

Em síntese, escolha o Simples Nacional para processos mais ágeis e custos previsíveis. Opte pelo Lucro Presumido se sua empresa tiver capacidade de gerenciamento contábil robusto e potencial de reduzir a carga tributária pela análise de margens.

Passo a passo para escolher o regime ideal

Para definir o regime tributário mais adequado à sua empresa, siga este guia prático:

• Reúna dados financeiros: analise o histórico de faturamento dos últimos 12 meses e projete o crescimento para o ano seguinte.
• Avalie sua margem de lucro: compare a rentabilidade operacional com as alíquotas do Simples Nacional e do Lucro Presumido.
• Mapeie suas atividades: identifique se sua prestação de serviço ou comércio se enquadra em anexos com alíquotas diferenciadas.
• Liste obrigações acessórias: verifique frequência de declarações, escrituração exigida e custos associados a cada regime.
• Projete o fluxo de caixa: estime pagamentos mensais de tributos e impacto no capital de giro, considerando sazonalidades do seu negócio.
• Simule cenários: use planilhas ou softwares de gestão para comparar valores de DAS, IRPJ, CSLL, PIS/COFINS, ISS e ICMS em cada opção.

Por fim, conte com uma consultoria especializada para validar essas análises e ajustar projeções. Um especialista pode indicar oportunidades de economia, antecipar riscos de desenquadramento e orientar na adoção de mecanismos de gestão que garantam conformidade e previsibilidade tributária.

Como a LI-ON Contábil Digital pode ajudar seu negócio

A LI-ON Contábil Digital atua de forma consultiva para auxiliar micro e pequenas empresas na jornada tributária, focando na eficiência operacional e no cumprimento das obrigações fiscais. Com experiência nos regimes Simples Nacional e no modelo híbrido, oferece orientação personalizada para adaptação às novas exigências da reforma.

Entre os principais suportes prestados, destacam-se:

• Planejamento tributário estratégico, com análise de cenários e projeções de carga fiscal;
• Assessoria na adequação ao Simples Nacional ou ao modelo híbrido, com definição de anexos e escrituração adequada;
• Orientação completa para registro de marcas e patentes, protegendo a identidade e o investimento da sua empresa;
• Monitoramento contínuo das obrigações acessórias e das atualizações legais, evitando riscos de desenquadramento e autuações.

Esse apoio integrado permite que você concentre esforços no crescimento do seu negócio, enquanto a rotina contábil e tributária segue sob controle e em conformidade.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Simples Nacional na Reforma: qual o melhor caminho?