Padronização Nacional da NFS-e: prepare sua empresa para 2026

Hoje, cada município adota um modelo distinto de NFS-e, gerando custos adicionais e retrabalho para prestadores de serviço.

Com a Reforma Tributária sobre o consumo, a Receita Federal e os municípios unificam esse documento em um padrão nacional que, a partir de janeiro de 2026, será obrigatório.

Para evitar riscos de penalidades e garantir eficiência, sua empresa deve se antecipar aos ajustes necessários.

• Custo de adaptação a diferentes sistemas
• Complexidade operacional e fiscal
• Riscos de suspensão de repasses

Nesta curadoria, vamos mostrar como se preparar e aproveitar os benefícios do novo modelo.

O risco da falta de padronização na emissão de NFS-e

Atualmente, cada município brasileiro adota seu próprio modelo de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), o que obriga prestadores de serviço a lidar com diferentes sistemas de emissão, layouts e regras de validação. Essa diversidade implica retrabalho na integração de plataformas e na atualização de processos internos, além de exigir constantes treinamentos para a equipe.

Entre os principais riscos e custos extras enfrentados pelas empresas, destacam-se:

• Adaptação e manutenção de vários softwares fiscais, gerando despesas com licenças e suporte técnico;
• Treinamentos específicos para cada sistema municipal, aumentando o tempo de capacitação;
• Contratação de consultorias para homologar emissões e evitar inconsistências;
• Maior probabilidade de erros no preenchimento de campos e no cadastro de alíquotas;
• Multas e penalidades decorrentes de falhas na aceitação das notas pelos municípios.

Sem um padrão nacional, as empresas perdem eficiência, elevam seus custos operacionais e correm mais riscos de interrupções no fluxo de caixa. A falta de uniformidade na NFS-e torna o cotidiano mais complexo e onera tanto quem presta o serviço quanto quem o consome.

O que muda com a NFS-e nacional a partir de janeiro de 2026

A partir de 1º de janeiro de 2026, todos os municípios brasileiros deverão emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) no padrão nacional único. Com isso, deixa de existir a pluralidade de modelos e layouts municipais, unificando as regras de preenchimento e validação e trazendo previsibilidade às empresas prestadoras de serviços.

Essa mudança integra a Reforma Tributária sobre o consumo, coordenada pela Receita Federal em conjunto com os entes municipais, e visa simplificar as obrigações fiscais e reduzir custos de conformidade. No processo de implementação, cabe:

• à Receita Federal: desenvolver a plataforma nacional, enviar orientações técnicas e monitorar o cumprimento dos prazos;
• aos municípios: formalizar o convênio de adesão, configurar o sistema no ambiente local e iniciar a emissão de NFS-e no padrão nacional.

O não atendimento às etapas previstas na Lei Complementar nº 214/2024 pode levar à suspensão de repasses voluntários da União, reforçando a importância de a administração municipal se antecipar e concluir o processo até o início de 2026.

Benefícios do padrão nacional para prestadores de serviço e municípios

A adoção de um modelo único de NFS-e traz ganhos expressivos tanto para quem presta serviços quanto para as administrações municipais.

Para as empresas:

• Redução de custos de conformidade: eliminação de múltiplas licenças e integrações com diferentes sistemas municipais;
• Simplificação de processos: unificação de layout e regras de preenchimento em todas as cidades;
• Diminuição de retrabalho e erros: menor necessidade de ajustes manuais e de consultorias especializadas;
• Agilidade operacional: rapidez no treinamento de equipes e na homologação de emissões;
• Previsibilidade fiscal: normas uniformes e estáveis, reduzindo riscos de autuações e multas.

Para os municípios:

• Gestão eficiente de receitas: ferramentas integradas permitem acompanhamento centralizado dos valores arrecadados;
• Transparência e controle: monitoramento em tempo real das atividades econômicas locais;
• Compartilhamento de dados fiscais: atendimento às exigências da Reforma Tributária sobre o consumo;
• Otimização de processos internos: configuração única reduz custos de manutenção e capacitação de servidores.

Na prática, 1.463 municípios já formalizaram o convênio de adesão e 291 operam efetivamente o novo padrão, comprovando ganhos de eficiência e maior qualidade na gestão fiscal.

Adesão ao modelo nacional: passos, prazos e riscos para municípios

Para aderir ao padrão nacional de NFS-e e evitar a suspensão de repasses voluntários da União, as prefeituras devem seguir um cronograma que se encerra em janeiro de 2026:

• Assinatura do convênio no Portal da NFS-e: formalização até dezembro de 2025;
• Configuração da plataforma municipal: conclusão simultânea à assinatura ou imediatamente após;
• Emissão operacional de NFS-e no padrão nacional: início obrigatório a partir de 1º de janeiro de 2026.

Dados atualizados indicam que, até agosto de 2025, 1.463 municípios haviam firmado o convênio, dos quais 291 já emitem notas no novo formato. Outros 241 estão ativos na plataforma, mas sem emissão efetiva, e 931 assinaram sem concluir a configuração. No total, 4.107 ainda não aderiram.

A não observância dos prazos e a permanência em situação de “não conveniado” ou “inativo” expõe os municípios ao risco de suspensão das transferências voluntárias de recursos federais, conforme previsto no § 7º do art. 62 da Lei Complementar nº 214/2024. Recomenda-se acompanhamento junto às equipes regionais da Receita Federal e consulta frequente ao e-CAC para orientações técnicas e avisos de pendências.

Precisa de ajuda na transição? Acompanhe nosso blog

Na LI-ON Contábil Digital, em São José dos Campos, apoiamos MEIs e MEs na adaptação ao padrão nacional de NFS-e. Oferecemos suporte completo para quem atua no Simples Nacional ou no Lucro Presumido, garantindo conformidade e eficiência fiscal.

Nossos serviços incluem:

• Customização e integração de sistemas para emissão de NFS-e;
• Orientação especializada em regimes tributários (Simples Nacional e Lucro Presumido);
• Organização de obrigações acessórias e documentos fiscais;
• Treinamentos práticos para equipes e consultoria contínua;
• Monitoramento de prazos e atualização sobre mudanças na legislação.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site GOV.BR. Para ter acesso à matéria original, acesse Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): padrão nacional para simplificar o cotidiano das empresas