Reforma Tributária: Adequação da NF-e e DFEs ao IBS, CBS e Imposto Seletivo

Com a chegada da reforma tributária, prestadores de serviço enfrentam a necessidade imediata de adequar seus documentos fiscais eletrônicos às novas regras do IBS, da CBS e do Imposto Seletivo. O não atendimento às recentes notas técnicas pode resultar em autuações, multas e atrasos nos processos de emissão, comprometendo operações e liquidez.

Entre as atualizações estão ajustes de leiaute e inclusão de novas tabelas em:

• NF-e e NFC-e
• CT-e e BP-e
• NFS-e, NF3-e e NFCom

Este guia apresenta os principais pontos das mudanças e orientações para garantir a conformidade e evitar penalidades.

Atenção: riscos e penalidades sem a adequação

A não adequação imediata dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DFEs) aos novos leiautes e regras do IBS, CBS e Imposto Seletivo pode gerar uma série de complicações para o negócio. Além da rejeição sistemática de notas, há risco de autuações fiscais que resultam em notificações e intimações constantes.

As principais penalidades previstas incluem:

• Multas que variam de 0,5% a 20% sobre o valor do imposto devido, acrescidas de juros e atualização monetária;
• Bloqueio ou cancelamento de autorização para emissão de NF-e e NFS-e, interrompendo o faturamento;
• Restrição de crédito junto a fornecedores e instituições financeiras, comprometendo o capital de giro;
• Apreensão de mercadorias em operações de transporte por descumprimento de CT-e e MDF-e;
• Sanções administrativas, incluindo suspensão temporária de inscrição estadual ou municipal.

Além dos impactos financeiros diretos, a falta de conformidade prejudica a reputação da empresa no mercado, dificulta auditorias e dificulta processos de expansão. O planejamento antecipado e a revisão dos sistemas de emissão são fundamentais para evitar essas consequências.

Principais mudanças em NF-e e DFEs para IBS e CBS

As últimas notas técnicas detalham ajustes essenciais nos leiautes e a inclusão de novas tabelas para que NF-e e demais DF-e atendam ao IBS e à CBS:

• NF-e e NFC-e: atualizadas pelas NT 2024.001 e 2024.002, passam a exigir a Tabela de Classificação Tributária (CClass Trib), a Tabela do Imposto Seletivo (IS) e o campo ampliado de NCM para identificação detalhada das mercadorias.
• CT-e e BP-e: com NT 2025.001 (v1.04/1.05), incorporam novos grupos de tributos, eventos de emissão específicos e campos opcionais voltados à segregação de IBS/CBS.
• NF3-e e NFCom: seguindo a mesma NT 2025.001 v1.05, adaptam seus leiautes, incluindo classificações tributárias e informações opcionais para cumprimento das obrigações do novo modelo.
• NFS-e: reformulada pelo Comitê Gestor (Nº 003 versões 1.1 e 1.2), uniformiza o padrão nacional de serviços e insere campos da tabela CClass Trib para detalhamento de alíquotas e bases de cálculo.

Esse conjunto de mudanças demanda atualização imediata nos sistemas emissores, revisão de mapeamentos de dados e testes de integração para garantir que todas as DF-e estejam em plena conformidade com as exigências do IBS e da CBS.

Impactos para MEIs e MEs no Simples Nacional e Lucro Presumido

Com as mudanças nos leiautes das DF-e, MEIs e MEs enfrentam novos desafios práticos. Primeiro, é obrigatória a inserção de campos adicionais como a Tabela de Classificação Tributária (CClass Trib) e o Imposto Seletivo (IS) em NF-e, NFC-e e NFS-e, o que exige atualização dos sistemas de emissão e treinamento da equipe fiscal.

Além disso, o grupo de NCMs foi ampliado, obrigando a revisão dos cadastros de produtos e serviços para evitar rejeições e inconsistências na transmissão das notas. Para empresas no Simples Nacional, há impacto direto na NFS-e, que agora adota padrão nacional detalhado, gerando a necessidade de ajustarem layouts internos e validações de dados.

• Atualização de software: integradores e ERPs devem receber as correções das novas NT;
• Revisão de cadastros: conferência de NCM, CClass Trib e códigos IS;
• Testes de emissão: simulações para identificar rejeições antes da operação real;
• Capacitação: orientações práticas para os setores administrativo e contábil.

Para empresas no Lucro Presumido, o aumento na complexidade tributária pode impactar o controle de margem e a escrituração contábil, demandando ajustes no fluxo de informações entre faturamento e contabilidade. A adoção de rotinas de conciliação fiscal e acompanhamento de notas rejeitadas torna-se imprescindível para evitar multas e inconsistências nos relatórios obrigatórios.

Em suma, MEIs e MEs devem planejar um cronograma de adequação que inclua auditoria de processos, atualização tecnológica e alinhamento interno para garantir emissões fiscais sem interrupções e em conformidade com as novas exigências.

Como se preparar: passos práticos para a conformidade

Para garantir a conformidade com as novas regras do IBS, CBS e Imposto Seletivo, siga este roteiro prático e reduza o risco de falhas na emissão de DF-e:

• Revisão de leiautes: baixe as últimas notas técnicas (NT 2024.001, 2024.002, 2025.001 e atualizações do Comitê Gestor NFS-e) e compare com os arquivos de layout do seu emissor, identificando campos novos e alterados.
• Atualização de sistemas: solicite ao fornecedor do ERP ou software de emissão a implementação das correções que incluem a Tabela CClass Trib, Tabela IS e NCM ampliado; certifique-se de instalar os patches em ambiente de homologação.
• Validação de campos e eventos: confira se os grupos de tributação (IBS/CBS), novos eventos de emissão e campos opcionais estão habilitados e preenchidos corretamente em cada modelo (NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e etc.).
• Testes de emissão: realize simulações em homologação, enviando notas de diferentes perfis (venda de mercadoria, prestação de serviço, transporte) para detectar rejeições e ajustar mapeamentos.
• Monitoramento contínuo: acompanhe publicações do Portal Contábeis e do Comitê Gestor, atualizando seu emissor sempre que novas versões das notas técnicas forem divulgadas.

Adotando esses passos, você assegura que todas as etapas de emissão estejam alinhadas às exigências da reforma tributária, evitando multas e interrupções no fluxo de faturamento.

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• Atualização de sistemas emissores com base nas últimas notas técnicas;
• Revisão de mapeamentos de NCM, CClass Trib e Imposto Seletivo;
• Suporte na execução de simulações de emissão e correção de rejeições;
• Orientação contínua sobre novas publicações e requisitos fiscais.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Confira principais mudanças na NF-e e DFEs para adequação à reforma tributária